Dokumen Google ialah alat yang hebat untuk kerjasama kerana ia membolehkan berbilang orang mengedit dan mengerjakan satu dokumen pada masa yang sama, tanpa kehilangan jejak siapa yang melakukan apa. Jika anda atau organisasi anda menggunakan Dokumen Google, mengetahui siapa dalam pasukan yang melihat dokumen apa dan bila boleh menjadi maklumat yang berguna. Daripada memastikan semua orang membaca draf, terma dan syarat, penyerahan terbaharu anda, dasar dan prosedur, atau beberapa dokumen penting lain, dapat melihat siapa yang melakukan perkara dan bila yang penting.
Sehingga baru-baru ini, anda tidak dapat melihat siapa yang melihat Dokumen Google anda. Anda boleh melihat siapa yang mengeditnya, tetapi bukan siapa yang baru membacanya. Jika mereka tidak menyimpan, mengedit atau meninggalkan ulasan, anda tidak tahu sama ada orang tertentu membaca versi terkini dokumen sama sekali. Selain itu, memandangkan anda boleh berkongsi Dokumen Google dengan kebenaran baca sahaja, anda boleh berkongsi dokumen itu dengan sesetengah orang dengan tujuan mereka menyemak dokumen itu tetapi tidak membuat sebarang perubahan.
Versi semasa Google Docs membolehkan anda mengkonfigurasi tetapan supaya anda boleh melihat siapa yang melihat Google Docs anda. Mari lihat bagaimana anda boleh melakukan ini sendiri.
Monitor Aktiviti G Suite
G Suite biasanya digunakan oleh organisasi yang memerlukan kerjasama. Jika anda menggunakan G Suite untuk bekerjasama dengan orang lain secara kerap, anda boleh menggunakan Monitor Aktiviti untuk melihat sejarah paparan mana-mana fail Google Docs.
cara membuka fail .dmg di windows
Ikuti langkah-langkah ini untuk berbuat demikian:
- Buka fail Helaian Google
- Klik pada arah aliran menaik ikon anak panah di bahagian atas sebelah kanan, atau pergi ke Alatan menu tarik turun
- Buka Papan pemuka aktiviti
- Klik pada Semua penonton untuk tab organisasi anda
Proses ini akan membolehkan anda menjejaki paparan dalam dokumen, termasuk tarikh dan masa paparan terakhir untuk setiap penonton.
Jika anda tidak melihat pilihan Monitor Aktiviti dalam Dokumen Google anda, ini mungkin bermakna anda log masuk ke versi percuma Google Docs atau akaun peribadi dan bukannya versi G Suite.
Aliran Penonton dan Komen
Selain melihat siapa yang melihat Dokumen Google anda, Monitor Aktiviti juga membolehkan anda melihat arah aliran apabila orang melihat atau mengulas pada dokumen anda.
Aliran Penonton: Menunjukkan kepada anda carta bar bilangan penonton unik dalam sebarang jangka masa yang anda pilih dari 7 hari hingga sepanjang masa.
Aliran Komen: Menunjukkan kepada anda carta bar bagi aliran ulasan dalam sebarang jangka masa dari 7 hari hingga sepanjang masa.
Matikan Sejarah Lihat dalam Dokumen Google
Jika atas sebab apa pun anda ingin mematikan sejarah paparan dokumen, anda boleh melakukannya juga dengan mengikuti langkah pantas ini:
- Buka Helaian Google
- Klik pada arah aliran menaik anak panah di bahagian atas sebelah kanan dokumen anda atau pergi ke Alatan daripada menu tarik-turun
- Buka Papan pemuka aktiviti
- Pilih Tetapan privasi .
- Di bawah Tetapan dokumen , togol Tunjukkan sejarah paparan saya untuk dokumen ini untuk mematikan.
Pilihan ini juga tersedia dalam versi peribadi atau percuma Google Docs. Jika anda sedang mengusahakan dokumen tetapi tidak mahu rakan usaha sama anda mengetahui sehingga anda bersedia untuk berkongsi semakan akhir anda, anda boleh mematikan sejarah paparan anda.
- Mulakan dengan membuka Helaian Google dan klik pada tetapan .
- The tetapan menu membolehkan anda mematikan sejarah paparan anda dengan Papan Pemuka Aktiviti tetapan. Sebaik sahaja anda telah menogol ini ke Mati kedudukan, klik okey untuk menyimpan perubahan.
Cara Melihat Siapa yang Membuat Perubahan pada Dokumen Google Anda
Kawalan versi adalah sangat penting, terutamanya jika anda bekerja dalam industri terkawal. Kawalan versi ialah sesuatu yang telah Google Docs lakukan dengan baik untuk seketika. Dokumen akan menunjukkan siapa yang telah mengedit dokumen, menyimpan atau berkongsinya. Ini sebenarnya berfungsi bukan sahaja dengan G Suite, tetapi juga dengan Dokumen Google peribadi.
Jika anda berminat dengan kawalan versi atau ingin memastikan tiada sesiapa telah membuat perubahan yang tidak sepatutnya dilakukan tanpa mengunci fail, anda boleh mengetahui dengan mengikuti langkah berikut:
- Buka Helaian Google yang anda ingin jejaki.
- Pilih Fail dan Sejarah versi
- Pilih Lihat sejarah versi
- Tetingkap akan muncul di sebelah kanan skrin anda yang menunjukkan setiap simpan dan edit untuk dokumen yang dipersoalkan.
Dalam tetingkap itu, anda juga harus mempunyai pilihan untuk melihat versi dokumen sebelumnya sebelum suntingan dibuat.
Ini penting untuk kawalan versi kerana anda mempunyai jejak audit tentang perubahan yang dibuat, bila ia dibuat dan oleh siapa. Ia juga berguna jika anda membuat beberapa perubahan, tidur di atasnya, mengubah fikiran anda, dan mahu mengubahnya kembali.
Cara Melihat Siapa Yang Telah Berkongsi Dokumen Google Anda
Anda juga boleh melihat siapa yang telah berkongsi Dokumen Google anda dan bila. Anda juga boleh melihat tetapan perkongsian supaya anda boleh mengawal akses kepada dokumen anda dengan lebih baik.
- Pergi ke drive.google.com
- Klik pada Pemacu Saya disebelah kiri
- Klik yang kecil i butang di sudut kanan atas
- Sekarang, klik Aktiviti
- Sama ada klik pada setiap fail atau folder secara individu atau semak bar skrol di sebelah kanan skrin. Ini akan menunjukkan kepada anda siapa yang telah berkongsi dokumen anda.
Anda juga boleh menyemak dari dalam dokumen dengan memilih Kongsi. Nama individu akan muncul dalam tetingkap pop timbul. Jika terdapat berbilang orang, pilih nama dan senarai semua nama akan dipaparkan.
Fikiran Akhir
Keupayaan anda untuk menentukan orang yang telah melihat, berkongsi dan mengedit dokumen anda adalah terhad jika anda tidak mempunyai akses kepada akaun G Suite; namun, masih terdapat cara untuk mendapatkan beberapa maklumat asas.
Dengan mengikut langkah yang disediakan dalam panduan ini, anda boleh melihat dengan cepat dan mudah siapa yang telah melihat, mengedit, menukar dokumen Google Docs anda dalam apa jua cara. Adakah anda mempunyai sebarang soalan, pengalaman atau petua yang berkaitan dengan melihat aktiviti pada dokumen Google anda? Tinggalkan komen di bahagian bawah.
