Cara Berkongsi Dengan Pengguna Luaran dalam SharePoint

Selama dua dekad, SharePoint telah menjadi sistem kerjasama yang sesuai untuk syarikat di seluruh dunia. Ciri platform yang sangat canggih mewujudkan persekitaran yang selamat untuk pertukaran maklumat, rakaman data dan perkongsian dokumen.

Satu ciri sedemikian membolehkan anda membuka fail SharePoint, walaupun anda bukan pengguna biasa. Dalam artikel ini, kami akan membincangkan asas perkongsian luaran - daripada cara berkongsi dengan pengguna luaran kepada jenis fail yang boleh anda sertakan.

Kongsi Dokumen Menggunakan SharePoint

SharePoint membolehkan anda menyimpan dan berkongsi fail dengan menggunakan pelayar web pilihan anda. Ia serasi dengan hampir semua enjin carian dan peranti. Anda juga boleh menyegerakkannya dengan perkhidmatan storan awan lain, seperti OneDrive .

Platform ini sangat sesuai untuk berkongsi semua jenis format fail. Antara muka agak mudah dibaca, jadi prosesnya agak mudah. Berikut ialah cara untuk berkongsi dokumen menggunakan SharePoint:

1. Buka penyemak imbas anda dan pergi ke office.com/signin . Log masuk dengan akaun Microsoft anda menggunakan e-mel, nombor telefon atau profil Skype anda. Jika anda tidak mendaftar, klik pada pautan di bawah untuk membuat akaun.
2. Tatal melalui fail anda. Serlahkan yang anda ingin kongsikan. SharePoint juga membolehkan anda memilih keseluruhan folder. Klik butang Kongsi di penjuru kiri sebelah atas.
   
3. Klik pada anak panah ke bawah untuk membuka menu lungsur. Pilih salah satu daripada pilihan perkongsian pautan.
   
4. Untuk membenarkan akses kepada sesiapa sahaja yang mempunyai pautan, pilih Sesiapa sahaja.
5. Untuk berkongsi fail dengan rakan sekerja anda, pilih Orang dalam .
   
6. Jika anda hanya ingin berkongsi dengan orang tertentu, masukkan nama mereka dalam medan yang sesuai.
   
7. Jika anda ingin menambah beberapa arahan lanjut, anda boleh menulis mesej.
8. Apabila anda selesai, klik pada Memohon.
   

Cara yang lebih cepat untuk melakukannya ialah membuat pautan yang membawa kepada fail tertentu. Anda kemudiannya boleh melampirkan URL pada mesej teks atau menyalinnya ke tapak web lain. Orang yang menerima pautan akan dapat mengongsinya dengan orang lain juga. Begini cara melakukannya:

cara membetulkan gambar pixelated di photoshop

1. Log masuk ke akaun anda di office.com/signin .
2. Klik pada tab Salin Pautan dalam SharePoint.
   
3. Pilih pilihan perkongsian daripada menu lungsur. Klik Guna untuk membuat pautan.
   
4. Gunakan pintasan papan kekunci CTRL +C dan CTRL + V apabila anda ingin menyalin/menampal pautan. Anda juga boleh melakukannya dengan mengklik kanan pada URL dan memilih pilihan daripada senarai juntai bawah.

Kongsi Laman Web Menggunakan SharePoint

SharePoint tidak mengehadkan anda untuk berkongsi fail dan folder. Anda juga boleh berkongsi keseluruhan tapak anda dengan pengguna luaran dan ahli direktori anda. Begini cara melakukannya:

1. Log masuk ke akaun SharePoint anda.
2. Klik pada butang Kongsi Tapak.
   
3. Tetingkap baharu akan dibuka. Taip nama orang atau kumpulan yang ingin anda tambahkan pada tapak. Anda juga boleh berkongsi tapak dengan seluruh organisasi. Cuma taip Semua Orang Kecuali Pengguna Luaran dalam kotak dialog.
   
4. Tetapkan tahap kebenaran yang diingini. Anda boleh membenarkan orang melihat, mengedit atau mengurus tapak sepenuhnya.
   
5. Jika anda mahu, anda boleh melampirkan mesej yang mengandungi maklumat atau arahan tambahan.
6. Klik Kongsi apabila anda selesai.
   

Kongsi Apa-apa Menggunakan Pasukan SharePoint

Dengan Pasukan SharePoint, anda dan rakan sekerja anda boleh bertukar-tukar dokumen, fail media dan aplikasi dengan lancar dengan kerap. Portal ini bertujuan untuk meningkatkan produktiviti dan mengoptimumkan kerjasama projek.

Sebagai ahli Pasukan, anda boleh mengakses semua pautan ke direktori, fail dan tapak web yang berkaitan di halaman utama portal. Anda juga boleh menggunakan suapan aktiviti untuk menjejaki interaksi tapak.

Pasukan SharePoint mempunyai tab Fail dengan pelbagai ciri. Mana-mana ahli boleh menggunakan ciri ini untuk mengedit fail kongsi dan menyesuaikan portal. Berikut ialah senarai pilihan:

• Akses ciri tambahan dalam bahagian Fail Baharu.
• Segerakkan fail ke pemacu tempatan yang sepadan.
• Tukar paparan untuk menjadikan antara muka portal lebih teratur. Beberapa pilihan tersedia, termasuk Paparan Senarai, Paparan Jubin dan Paparan Kompak.
• Buang perisian hasad atau fail sampah atau laporkan fail yang mencurigakan.
• Muat naik dan daftar masuk fail.
• Semak dan muat turun fail.
• Susun semula susunan fail.

Urus Tetapan Perkongsian Tetamu SharePoint

Jika anda pentadbir global atau SharePoint, anda mempunyai kuasa untuk menyesuaikan tetapan perkongsian untuk keseluruhan organisasi. Ini bermakna anda boleh menentukan tahap penyertaan pengguna Tetamu pada pelayan SharePoint. Terdapat beberapa konfigurasi perkongsian yang boleh anda pilih, bergantung pada keperluan anda. Begini cara mengurus tetapan perkongsian Tetamu:

1. Buka penyemak imbas anda dan log masuk ke akaun pentadbir anda.
2. Buka tab Perkongsian Luaran.
   
3. Pilih tahap perkongsian yang diingini untuk organisasi anda. Biasanya, tetapan lalai ialah Sesiapa sahaja.
   

Tetapan perkongsian yang berbeza membayangkan tahap akses yang berbeza. Pastikan anda memilih satu yang sepadan dengan jenis dokumen yang anda kongsi. Berikut ialah pecahan pantas bagi setiap konfigurasi perkongsian:

• Sesiapa. Tetapan ini membolehkan pengguna berkongsi pautan yang tidak memerlukan sebarang pengesahan. Ini bermakna mereka boleh menghantarnya kepada tetamu sedia ada dan tetamu baharu. Sebagai pentadbir, anda boleh menetapkan tarikh tamat tempoh untuk setiap pautan.
• Baharu serta Tetamu Sedia Ada. Dengan tetapan ini, Tetamu perlu log masuk dengan akaun Microsoft mereka untuk mengakses pautan. Mereka juga boleh menggunakan ID Pengguna sekolah atau syarikat mereka. Ini kerana jenis pautan ini memerlukan kod pengesahan identiti.
• Hanya Tetamu Sedia Ada. Dengan cara ini, anda akan dapat berkongsi fail dengan Tetamu daripada direktori anda. Ini termasuk sesiapa sahaja yang telah menerima jemputan anda pada masa lalu. Ia juga merujuk kepada Tetamu yang anda tambahkan secara manual melalui Azure B2B atau ciri kerjasama yang serupa.
• Hanya ahli organisasi anda. Jika anda ingin menghalang pengguna luaran daripada mengakses direktori anda, pilih tetapan ini. Ia melumpuhkan ciri perkongsian luaran dan menyimpan semua fail dalam organisasi anda.

Jika anda melumpuhkan perkongsian luaran, kemudian hidupkannya semula, Tetamu yang sebelum ini diberikan akses masih boleh menyertai pelayan. Jika anda tidak mahu Tetamu mendapat semula akses ke tapak tertentu, anda perlu mematikan tetapan untuk tapak tersebut secara individu.

Soalan Lazim Perkongsian Tetamu SharePoint

Bagaimanakah Saya Menghidupkan dan Mematikan Perkongsian Luaran Bila-bila Saya Perlu?

Fail yang anda simpan pada pelayan SharePoint anda boleh diakses oleh semua orang dengan kebenaran tapak. Walau bagaimanapun, anda mungkin mahu berkongsi fail tertentu dengan orang yang tidak kerap menggunakan SharePoint. Di situlah ciri perkongsian luaran dimainkan.

Untuk mengaktifkan tetapan, anda perlu menjadi pengurus SharePoint dalam Microsoft 365. Pengurus tapak tidak mempunyai kuasa untuk mendayakan atau melumpuhkan perkongsian luaran. Begini cara melakukannya:

1. Log masuk ke halaman web pusat pentadbir SharePoint.

2. Navigasi ke lajur di sebelah kiri. Pilih tapak daripada senarai.

3. Klik pada bulatan di sebelah pilihan perkongsian yang anda ingin dayakan.

Pilihan yang ada ditentukan di peringkat syarikat. Jika anda melumpuhkan perkongsian luaran pada tapak tertentu, sebarang pautan yang anda kongsi padanya tidak akan berfungsi lagi.

Apakah yang Boleh Dilakukan oleh Tetamu Dengan Dokumen Kongsi Saya?

Apabila berkongsi pautan, anda boleh menentukan sama ada orang yang membukanya boleh membuat perubahan pada fail tersebut. Jika anda menandai kotak Benarkan Pengeditan, berikut ialah perkara yang boleh dilakukan oleh pengguna lain selepas menerima pautan:

• Kedua-dua memuat naik dan memuat turun fail dan folder ke pelayan.

• Cipta folder baharu dan muat naik fail baharu.

• Alih keluar fail daripada pelayan SharePoint.

• Edit item dan folder sedia ada.

• Pindahkan fail dari satu folder ke folder yang lain.

• Tukar nama dan format fail tertentu.

• Kongsi pautan fail dengan orang lain.

Walaupun dengan pengeditan yang didayakan, beberapa perkara masih di luar had. Inilah perkara yang tidak boleh dilakukan oleh penerima:

• Edit atau namakan semula direktori akar. Ini berlaku untuk folder hierarki tinggi yang lain.

• Buka folder lain daripada pelayan SharePoint anda. Mereka hanya boleh melihat dan mengedit yang anda kongsi.

• Akses apa-apa lagi di tapak SharePoint anda tanpa kebenaran.

Terdapat juga tiga tetapan perkongsian yang tersedia untuk pengguna Tetamu pada direktori anda. Anda boleh memilih mana-mana pilihan berikut:

• Sesiapa sahaja (pautan boleh diakses tanpa pengesahan).

• Tetamu Baharu (pautan memerlukan Tetamu untuk mengesahkan identiti mereka). Tetamu sedia ada juga boleh mengakses pautan ini selepas mereka melog masuk dengan akaun Microsoft.

• Hanya Tetamu Sedia Ada (perkongsian terhad kepada Tetamu yang telah dimasukkan ke dalam direktori anda).

• Hanya ahli organisasi anda (tiada Tetamu luar boleh mengakses pautan).

Apakah yang Boleh Saya Kongsi Menggunakan Microsoft SharePoint?

SharePoint menyokong semua jenis format fail. Anda boleh memuat naik apa sahaja ke direktori anda tanpa sebarang halangan.

Walau bagaimanapun, versi lama mempunyai masalah dengan jenis fail tertentu. Sebagai contoh, sambungan berikut disekat sepenuhnya daripada pelayan 2016:

• .asmx

• .asmx

• .svc

• .sabun

• .json

• .xamlx

Nasib baik, pelayan semasa tidak mempunyai had sedemikian. Sehingga kini, tiada format dan sambungan yang dilarang daripada SharePoint.

Perkongsian bermakna

SharePoint membawa pesanan ke tempat kerja dalam talian. Ciri lanjutan sistem membolehkan anda berkongsi kedua-dua fail dan keseluruhan tapak dalam beberapa langkah mudah sahaja.

Terdapat tetapan perkongsian pilihan untuk setiap situasi dan jenis pautan. Pentadbir Global dan SharePoint juga boleh mendayakan perkongsian luaran dan mengurus tetapan Tetamu untuk keseluruhan organisasi.

Adakah anda dan rakan sekerja anda menggunakan SharePoint untuk bertukar-tukar fail? Adakah terdapat sistem kerjasama berbeza yang anda suka? Komen di bawah dan kongsi pendapat anda tentang ciri perkongsian luaran.