Kami sudah kelihatan di perangkap menggunakan aplikasi spreadsheet seperti Excel untuk menyimpan senarai data. Pendekatan ini mungkin kelihatan seperti penyelesaian terbaik pada mulanya, tetapi anda menghadapi masalah untuk berkongsi data tersebut dengan banyak pengguna, mengesahkan kandungan atau bahkan menavigasi data anda. Kenapa? Kerana anda menggunakan alat yang tidak dirancang untuk melaksanakan tugas.
Sekarang kita akan mempertimbangkan kes khayalan (tetapi tipikal) perniagaan menggunakan senarai berdasarkan spreadsheet, dan melihat bagaimana ini dapat ditukar menjadi aplikasi pangkalan data untuk mengatasi masalah tersebut.
Bagaimana buku kerja tidak dapat digunakan
Senarai kami bermula sebagai catatan ringkas projek yang dilakukan untuk pelanggan. Seiring berkembangnya syarikat, begitu juga jumlah pelanggan, dengan nama dan maklumat hubungan ditambahkan ke buku kerja. Juga, ada beberapa cara yang diperlukan untuk mencatat apa yang dilakukan oleh pelbagai anggota kakitangan dalam projek-projek ini, sehingga lebih banyak data ditambahkan ke dalam buku kerja ini.
Pada titik ini, pendekatan spreadsheet menjadi tidak dapat dilaksanakan: terlalu banyak orang yang berusaha memperbaruinya, sering pada masa yang sama. Syarikat itu mencuba mewujudkan rota, sehingga orang-orang secara bergilir-gilir mengemas kini buku kerja, tetapi ini bermaksud bahawa beberapa tugas dilupakan sebelum mereka direkodkan.
Pada akhirnya, orang membuat buku kerja mereka sendiri untuk mengikuti tugas mereka, kadang-kadang teringat untuk menyalin data ke dalam buku kerja utama pada akhir minggu. Pekerja mengembangkan buku pendek mereka sendiri untuk buku-buku ini, dan ada yang mengubah format dan susunan lajur agar sesuai dengan cara kerjanya. Menyalin data ini ke dalam buku kerja utama mengakibatkan kekacauan yang mengerikan.
Ini mungkin merupakan contoh buatan, tetapi saya sebenarnya telah melihat semua amalan ini dalam kehidupan nyata. Mari kita lihat lebih dekat beberapa masalah yang dibangkitkan oleh kaedah ini.
Banyak masalah
Anda dapat melihat lembaran pertama hamparan khayalan kami. Lajur pertama memperincikan nama projek yang dirujuk oleh setiap entri. Sebilangan nama ini panjang, namun, staf mungkin tergoda untuk menggunakan singkatan; akibatnya, kesalahan ketik telah masuk. Ini menjadikannya sukar untuk mengikat tugas mana yang tergolong dalam projek mana. Penyelesaiannya tidak semestinya sukar: anda boleh memilih nama pendek untuk setiap projek yang dipersetujui oleh semua orang, atau memberikan setiap ID nombor projek dan menerjemahkannya ke nama projek secara automatik.
Terdapat masalah yang serupa dengan lajur Dimulakan. Beberapa sel mengandungi tarikh, tetapi yang lain mencatat hanya sebulan - dan satu atau dua rekod hanya mengatakan Ya. Excel memang menyokong pengesahan data, jadi mungkin untuk memastikan sel tertentu selalu mengandungi data jenis tertentu - tetapi apabila spreadsheet dikembangkan secara ad hoc, ia jarang digunakan.
Pada tahap ini, pendekatan spreadsheet menjadi tidak dapat dilaksanakan: terlalu banyak orang yang berusaha memastikannya terkini
Anda tidak akan menghadapi masalah ini dalam aplikasi pangkalan data, kerana jenis data lapangan akan diperbaiki sejak awal. Sekiranya anda tidak mengetahui tarikh yang tepat ketika kerja dimulakan, anda boleh menggunakan yang pertama bulan ini, atau 1 Januari jika anda hanya mengetahui tahun tersebut. Sekiranya projek belum dimulakan, anda mungkin membiarkan bidang ini kosong - NULL dari segi pangkalan data. Sekiranya anda mengetahui bahawa projek telah dimulakan tetapi tidak tahu kapan, anda boleh menggunakan tarikh yang biasanya tidak mungkin untuk data anda, seperti 1/1/1900. Segera menjadi mudah untuk menyusun projek dan mendapatkan gambaran keseluruhan aktiviti secara kronologi.
Cabaran yang lebih halus disampaikan oleh lajur berlabel Pelanggan. Entri dalam lajur ini tidak dihubungkan dengan perkara lain dalam buku kerja, tetapi ada senarai Pelanggan di Helaian 1, yang mungkin merujuk kepada maksudnya. Menyimpan banyak senarai item yang sama, disebut dengan nama yang berbeza, membingungkan. Anda perlu menjelaskan penamaan dan menetapkan nama yang tidak jelas untuk entiti ini: adakah mereka pelanggan atau pelanggan?
Lajur Status adalah satu lagi di mana tidak ada pengesahan, jadi orang lagi memilih untuk menulis apa sahaja yang mereka mahukan. Lebih baik menetapkan senarai pendek dari semua nilai yang dibenarkan.
Lembaran kedua - Lembaran 1 - sama bermasalah. Sebagai permulaan, nama helaian tidak deskriptif. Yang sebenarnya dikandungnya adalah senarai yang dikepalai Pelanggan, tetapi ini tidak diformat sebagai jadual di Excel: alamatnya ada dalam satu bidang, yang membatasi kemampuan anda menggunakan alat bawaan Excel untuk mencari atau menyusunnya. Anda boleh, misalnya, menyaring alamat yang mengandungi Cardiff, tetapi hasilnya juga termasuk alamat di Cardiff Road di Newport.
Untuk alamat, pendekatan terbaik adalah menggunakan medan berasingan untuk poskod, daerah, kota, dan jalan (walaupun maklumat daerah adalah pilihan untuk alamat UK - lihat Tidak ada daerah, tolong, kami orang Inggeris). Street harus mengandungi semua yang tidak terdapat di bahagian lain dari alamat.
Terdapat medan Kenalan, yang menghadirkan masalah juga. Di mana kami mempunyai beberapa kenalan dalam perniagaan pelanggan tunggal, nama mereka semua dimasukkan ke dalam bidang ini, dengan nombor telefon dan alamat e-mel mereka juga diletakkan di bidang lain. Memisahkan ini akan menjadi sesuatu yang mencabar - terutamanya jika terdapat tiga nama di bidang Kenalan tetapi hanya dua nombor telefon.
Lajur terakhir dalam helaian ini bertajuk Terakhir Dihubungi: pekerja semestinya mengemas kini ini setiap kali mereka melakukan hubungan dengan pelanggan. Oleh kerana maklumat ini adalah perkara tambahan yang perlu diingat oleh pekerja, dan tidak ada jaminan mereka akan melakukannya - terutamanya kerana maklumat ini disembunyikan di helaian kedua - tidak boleh dipercayai. Ini benar-benar sesuatu yang seharusnya dijejaki komputer secara automatik.
Akhirnya kami sampai ke lembaran Tugas, yang memperincikan tugas dan komen untuk setiap pekerja. Ini tidak dinamakan secara konsisten, dan tidak mengandungi lajur yang sama dalam urutan yang sama. Walaupun masuk akal bagi pengguna individu untuk memasukkan data mereka pada helaian mereka sendiri, kekurangan koheren menjadikannya sukar untuk mengumpulkan dan menganalisis data. Apabila pengurus ingin melihat kerja apa yang telah dilakukan pada setiap projek, misalnya, semua tugas harus disalin dengan tangan dari helaian individu ke dalam satu senarai sebelum dapat disusun dan dilaporkan.
Membina pangkalan data anda
Menyelesaikan masalah ini akan memerlukan sedikit masa, mungkin beberapa hari. Oleh kerana pengguna mungkin harus terus menggunakan sistem lama semasa kita membuat yang baru, lebih baik membuat salinan buku kerja yang ada dari tempat kerja. Ini bermaksud kami ingin mendokumentasikan setiap langkah dalam menukar data, jadi kami dapat melakukannya dengan cepat lagi ketika tiba waktunya untuk beralih ke sistem baru.
Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah membersihkan data dalam buku kerja Excel anda. Menggunakan Cari & Ganti dapat membantu, dan anda harus menghapus lajur atau baris yang tidak berisi data (kecuali untuk baris tajuk lajur, yang harus disimpan). Tambahkan lajur ID ke setiap helaian, di lajur A, dan isi dengan angka tambahan dengan mengetik 1 di sel pertama, memilih ke bahagian bawah data (Shift + End, Down) kemudian menggunakan perintah Fill Down (Ctrl + D ). Buat senarai induk nama projek, dan di mana sahaja nama projek dicatat, gunakan fungsi VLookup () untuk mengesahkan nombor ID induknya; jika tidak ada nombor, terdapat ketidakkonsistenan dalam data anda.
Setelah data anda bersih, inilah masanya untuk merancang pangkalan data baru untuk menyimpannya. Kami akan menggunakan Access 2013, kerana dalam contoh teoritis kami tersedia untuk semua pengguna kami melalui langganan Office 365 kami. Apabila anda membuat pangkalan data Access baru, anda mendapat pilihan untuk membuatnya sebagai Aplikasi Web Akses atau Pangkalan Data Desktop Akses. Aplikasi Web mempunyai antara muka yang dipermudah dan hanya dapat digunakan jika anda mempunyai Office 365 dengan SharePoint Online atau SharePoint Server 2013 dengan Access Services dan SQL Server 2012. Kami akan menggunakan Pangkalan Data Desktop tradisional, kerana ia menawarkan lebih banyak pilihan dan kawalan yang lebih besar terhadap pengalaman pengguna.
Pilih untuk membuat Pangkalan Data Desktop baru dan beri nama: Akses membuat jadual baru bernama Jadual 1, dan menempatkan anda ke dalam Paparan Reka Bentuk dengan satu lajur, yang disebut ID. Di sini anda boleh merancang jadual yang anda perlukan dalam pangkalan data anda. Setiap jadual harus mempunyai medan ID (bilangan bulat tambahan secara automatik), tetapi untuk mengelakkan kekeliruan, sebaiknya berikan nama yang lebih deskriptif. Dalam jadual Projek akan menjadi ProjectID, CustomerID di meja Pelanggan, dan sebagainya.
Anda boleh menetapkan jenis data untuk setiap lajur yang dibuat, dan anda perlu memberikan nama pada setiap lajur dan menetapkan sifat dan format lain sesuai dengan bidang. Seperti bidang ID, pastikan nama lajur menjadikannya jelas data apa yang harus dimasukkan ke dalam bidang - jadi, misalnya, gunakan ProjectName dan bukan hanya Name, DueDate dan bukannya Due. Anda boleh menggunakan butang Nama & Kapsyen pada pita untuk membuat kapsyen yang disingkat serta nama yang tersurat. Anda boleh menggunakan ruang dalam nama lajur, tetapi anda harus mengelilinginya dengan tanda kurung persegi semasa menulis pertanyaan dan laporan.
Walaupun masuk akal bagi pengguna untuk memasukkan data mereka pada helaian mereka sendiri, kekurangan koheren menjadikannya sukar untuk dianalisis
Tetapkan pemformatan pada lajur seperti PercentageComplete menjadi Percent dan tarikh menjadi ShortDate, dan juga panjang maksimum bidang teks ke nilai yang masuk akal, atau semuanya panjangnya 255 aksara. Ingat bahawa beberapa perkataan (seperti Tarikh) dicadangkan, jadi anda tidak boleh menggunakannya sebagai nama lajur: gunakan TaskDate atau yang lain lebih deskriptif.
Ketika datang ke lajur di mana anda ingin mencari nilai di meja lain (seperti lajur Pelanggan dalam jadual Projek), tentukan jadual lain di Access sebelum anda menambahkan lajur carian. Ketika datang ke Status, pilihan paling mudah adalah dengan hanya menaip nilai yang akan ditunjukkan dalam senarai dropdown - tetapi ini menyukarkan penambahan atau pengeditan senarai kemungkinan nilai kemudian. Kecuali jika anda berurusan dengan senarai pendek di mana nilai yang mungkin tidak mungkin berubah - seperti bidang yang merakam hubungan seks seseorang - lebih baik membuat jadual lain untuk entri seperti ProjectStatus. Ini membolehkan anda dengan mudah menambahkan pilihan tambahan ke senarai pada masa akan datang tanpa perubahan pengaturcaraan.
Peningkatan
Semasa kami merancang pangkalan data kami, kami dapat melakukan penambahbaikan terhadap cara melakukan sesuatu berdasarkan spreadsheet lama. Satu keluhan pengguna kami dengan buku kerja Excel mereka adalah bahawa setiap tugas hanya mengandungi satu sel untuk memberi komen, dan kadang-kadang mereka perlu membuat lebih dari satu komen pada tugas - atau, penyelia perlu membuat komen mengenai tugas dan kemudian pengguna balas ini. Menghancurkan semuanya ke dalam satu sel menjadikannya sukar untuk melihat kapan, dan oleh siapa, komen dibuat. Kita boleh melakukannya dengan lebih baik dengan membuat jadual berasingan untuk komen, yang dihubungkan dengan jadual Tugas. Dengan cara ini, setiap tugas dapat memiliki seberapa banyak komen yang diperlukan, dengan bidang yang terpisah untuk tarikh, nama pengguna dan teks masing-masing.
Peningkatan lain yang dapat kita buat ialah menetapkan entri seperti ProjectStatus untuk dipaparkan dalam urutan tertentu, dan bukan mengikut abjad - misalnya, anda mungkin mahu Selesai masuk di bahagian bawah senarai. Untuk melakukan ini, tambahkan lajur DisplayOrder dan gunakan untuk menyusun senarai carian. Jangan tergoda untuk menggunakan medan ID; dengan ini, sebarang rekod baru hanya boleh berada di hujung senarai.
Untuk memastikan data kami tetap bersih, kami dapat menandai bidang yang mesti diisi pengguna sebagai Wajib, dan menambahkan pengesahan untuk memastikan data yang dimasukkan berada dalam bentuk yang betul. Anda boleh mempermudah hidup dengan menetapkan nilai lalai yang masuk akal: bidang CommentDate pada jadual Komen boleh menetapkan nilai lalai ke = Date (), yang secara automatik akan menetapkannya ke tarikh hari ini setiap kali Komen baru dibuat. Anda boleh menggunakan pengesahan bersama dengan kolom Ditarik dalam jadual (Boolean) untuk menghentikan pengguna menambah catatan baru dengan nilai tertentu. Ini membolehkan anda menyimpan nilai bersejarah yang dulu berlaku, tetapi tidak lagi digunakan. Ciri-ciri ini boleh didapati di Jadual Alat | Tab Medan pada pita atau di Properties Medan dalam Paparan Reka Bentuk Jadual.
Mengimport data anda
Setelah jadual anda disiapkan, anda boleh menggunakan Data Luaran | Import & Pautan | Butang Excel pada pita untuk menambahkan data dari buku kerja Excel anda ke jadual dalam pangkalan data Akses anda. Buat sandaran pangkalan data Access kosong anda sebelum anda memulakan, sekiranya ada yang tidak kena, dan mulakan dengan mengisi jadual kecil dengan tangan jika perlu. Ambil sandaran lain setelah ini dilakukan, jadi anda boleh kembali ke tahap ini jika ada yang salah dalam langkah-langkah berikut.
Sekarang import jadual utama yang tidak bergantung pada jadual lain, seperti Pelanggan, sebelum menyelesaikan dengan jadual yang mempunyai hubungan, seperti Projek dan Tugas. Sekiranya anda menyusun semula dan menamakan semula lajur dalam buku kerja Excel anda agar sepadan dengan bidang dalam pangkalan data Access anda sedekat mungkin, anda tidak perlu menghadapi masalah untuk mengimport data. Ingatlah untuk membuat catatan semua yang anda lakukan sehingga anda dapat mengulanginya kemudian jika anda perlu menukar data lagi.
Setelah data diimport, jadual di Datasheet View akan berfungsi sama seperti lembaran kerja Excel - tetapi dengan pengesahan, pencarian dan pengisihan data yang jauh lebih baik. Sekiranya anda mahu, anda sekarang boleh mula merancang borang dan laporan baru berdasarkan data ini: sebagai contoh, borang Master / Detail untuk Projek mungkin menunjukkan data satu Projek di bahagian atas borang dan petak Tugas untuk itu projek di bahagian bawah.
Anda juga boleh menyiapkan borang Tugas Saya yang menyenaraikan semua tugas tertunggak untuk pengguna semasa dan laporan Tugas Tertunda yang menyenaraikan semua tugas tertunggak untuk semua pengguna yang telah lewat tarikh akhir.
Tidak ada daerah, sila, kami orang Inggeris
Sekiranya anda menyimpan alamat dalam pangkalan data anda, penting untuk memahami maklumat apa yang sebenarnya anda perlukan. Walaupun maklumat daerah boleh berguna untuk pemasaran - dan mungkin diperlukan untuk beberapa alamat di luar negara - maklumat tersebut tidak lagi digunakan secara rasmi di alamat UK.
berapa lama hukuman pelepasan bertahan dalam overwatch
Sebabnya ialah alamat pos UK bergantung pada konsep bandar pos, di mana pos untuk anda dihantar dan disusun sebelum dihantar ke pintu anda. Tidak semua bandar atau kampung dilayan oleh bandar-bandar pos di daerah yang sama - contohnya, Melbourn (di Cambridgeshire) mendapat suratnya melalui Royston (di Hertfordshire) - jadi menentukan daerah di alamat tidak semestinya membantu sesiapa pun.
Untuk mengelakkan kekeliruan, Pejabat Pos berhenti menggunakan daerah di alamat pada tahun 1996, bergantung pada maklumat kod pos - dan pada tahun 2016, ia merancang untuk menghapus nama daerah dari fail data alias maklumat alamat tambahan. Oleh itu, jika anda memasukkan daerah di alamat UK, ia akan diabaikan.
